報連相についての記事、第五回となります。
報連相で意識すべきことを４つの観点でお伝えしていきます。
今回はその三つ目「報告先（直属上司だけ、関係者各位、更に上の上司）」の記事となります。
二つ目の「自分で完結するか、他者を巻き込む必要があるか」の次に考えることとしては「報告先」です。
仕事の報告先として考えられるのは、①直属上司、②関係者各位、③更に上の上司のパターンが考えられます。
報告先が変わるということは報告内容やタイミング、伝え方も変わるということです。
報告対象の方が「何を知りたいか、何を大事にしているか」を考えていきましょう。
それぞれどのようなことを意識すべきか記載していきます。
直属上司は大体において日々のあなたの進捗を気にします。また、問題があった時はすぐに報告がほしいです。
◆報告内容
日々の進捗報告は上司の性格によりますが、
・その日にどれくらいの進捗があったか（遅れが出たか、オンスケか）
・翌日何をやる予定か
を押さえておけばほぼ問題ありません。
◆タイミング
日々の進捗報告は定時30分前あたり、もしくは帰宅30分前あたりがよいと思います。
帰宅直前での報告は上司から何か指摘があった際に対応ができないのでしないようにしましょう。
ただし！問題が発生した際は問題を対応する前に真っ先に報告しましょう。
◆伝え方
進捗報告はメールやチャットツールなどで行うことが多いと思います。
どこかに残るようにしましょう。
問題発生時は近くに上司がいれば口頭で、いない場合はチャットツールなどすぐに報告できる方法で行いましょう。内容が複雑な場合はMTGを依頼しましょう。
関係者は関係者に影響のあることだけを気にします。
◆報告内容
自分が行う作業が誰に影響があるかを考えましょう。
その上で、関係者に必要な内容に絞って報告をしましょう。
自分のチームだけが知っていればいい内容などは報告不要です。
◆タイミング
他チームの内容はすぐに確認や調整ができるものばかりではありません。
調整が必要なことがあれば内容によりますが1週間前あたりには連絡を行っておくといいでしょう。
◆伝え方
関係者各位、直属上司や自チームメンバーを含めて一斉に伝えられる手段（メールやチャットツールなど）で行いましょう。３チーム以上が関係する内容など複雑な調整が必要なことは別途MTGを設けて認識合わせができる場を設けましょう。
あまり報告の機会はないかもしれませんが、どのような内容の場合は誰まで報告を行わないといけないかは常に頭に入れておきましょう。
上の上司は細かい遅れや工程の内容は把握しません。最終納品日や顧客など対外的、対社外へ影響があるかを気にします。
◆報告内容
各作業工程間で調整できないほど遅れが出てしまった場合、最終納品日を調整するか人員を補充するかを行う必要が出てきます。そのようなことが起こる可能性が発生した場合は、
・事象
・原因
・影響範囲
・対策（暫定・恒久）
が分かるように簡潔に明確に伝えられるようにしましょう。
◆タイミング
問題発生後、問題内容を直属上司と相談する中で、上の上司に報告が必要かも確認しましょう。
必要だとなったら早急に報告できるようにしましょう。
◆伝え方
メールやチャットツールなど上の上司が確認しやすいツールで報告を行いましょう。
また、別途MTGを設ける必要があるかも確認しましょう。
次回は最後の四つ目「段階を踏んだ報連相をする」についてお伝えします。
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