◆はじめに

私はプランナーという職種上、エクセルやパワポ等様々なフォーマットで資料を作成することが多いです。

今回は、私が資料作成時に実際に行なっている流れを紹介したいと思います。

◆資料作成の流れ

①必要な要素の洗い出し

まず、自分が作りたい資料にとって必要な要素をざっくりで良いので洗い出します。

この時重要なのは「ざっくり」ということ。

細かい要素は後々資料を作っているときに補填していけば良いので
まずは、思いつくだけでも良いので要素を洗い出します。

②要素の配置を考える

次に洗い出した要素をどのように配置したら見やすくなるかを考えます。
これはシナリオ作成でいうプロットに近いことをしています。

実際にどんな資料だと見やすいのかを私がよく触るパワポとエクセルを例えに説明します。

◆見やすい資料：パワーポイント

・1ページに記載する情報は1項目

パワーポイントでは基本的に1ページに多くの情報を詰め込むと見づらくなります。

要素が多くて、一つの説明でも1ページに収まらない場合は
その内容を分割できそうな場所で分割してページを分けましょう。

・大きな要素から先に説明する

見やすい資料、わかりやすい資料ではまず何を伝えたい資料なのかを伝えます。
それに続くようにその要素を細かく説明する情報を伝えます。

こうすることで読み手にとって話が頭に入ってきやすい資料になります。

・画像を使って表現する

そのテーマに合わせた画像を上手く使用することで文字だけの資料よりも
内容が伝わりやすくなります。

もちろん無理に意味のない画像を入れても混乱させてしまうだけなので適切な画像がない場合
無理に入れる必要はありません。

◆見やすい資料：エクセル

・最終的な見た目をイメージする

どんな資料なのか、なんのための資料なのかを意識して実際に使用する時の想像をしながらどんな
見た目にするのか想像しながらざっくりと情報の配置をします。

①で洗い出した要素の配置作業です。

・必要な見出し行から決める

私がよくやる手順としてその資料を作る上で必要な見出し行をまず決めます。

①で洗い出した要素から資料作成に必要な見出しを作り、表のイメージを固めます。

・見出しで近い要素の列は近くに配置する

ざっくりと並べた見出しで要素の近いもの、一緒に見る可能性が高い情報は隣の列などの近い場所に移します

使用する時のイメージをしながら行うと良いです。

③全体を客観的視点で見直す

資料を全体的に見直して、客観的に疑問に思う点や不便に感じそうな点がないかを探します。
パワポであれば疑問点重視、エクセルであれば実際に使うイメージをしながら足りない要素がないかを探します。

そういった要素を見つけ次第、調整を加えていきます。

④実際に使ってみながら調整をする

これはパワポではなくエクセルに限る項目になるのですが、
実際に作成した資料を実際に作りながら自分が不満に感じる点がないかを探します。

この工程は実際の作業フェーズに入ってからでも構いません。

「列の配置変更」や「不足情報の追加」などを行います。

◆終わりに

以上、私が資料作成時に見やすい資料になるように意識している点でした。

特に客観的に資料を見直す点と実際に使用してみることが見やすい資料作りには重要かと思います。

皆さんもぜひ見やすい資料を作って、チームの効率を向上させてください。