前回から始まりました報連相についての記事、第二回となります。
報連相で意識すべきことを４つの観点でお伝えしていきます。
今回はその一つ目「緊急度、重要度」についてです。
よく優先順位の決め方としてレクチャーされる際に出てくるものとして、「緊急度」と「重要度」が出てきます。
この二つを掛け合わせたマトリクスで物事の優先順位を決める手法です。
下記の図を見てください。
報連相が必要な事が発生した場合、上記図の①～④のどれに当てはまるかを考えます。
この数字が若い方が報連相を行う優先順位が高くなります。
それぞれの数字に当てはまった事は下記のように考えます。
①
非常に優先順位が高いので、まずは口頭や電話などで確実に相手に届くようにしましょう。
すぐに連絡が取れない場合はメモやメールなどで一報を行います。
最初の報連相の時には起こった事だけをしっかり伝えることが大事です。
原因や対策、影響範囲などはすぐに分からないことが殆どなので、検討中・調査中と伝えます。
②
ここに当てはまるものは恐らくすぐに解決できることが多いはずです。
自分一人で解決できるときはまず事象を解決してから報告という手段も取れるかと思いますが、新人や異動したばかりの職場などでは、まず上長へ相談した上で作業を行ったほうがよいです。
その際は、「○○がすぐに必要だと思いますので、○○を行ってもよいでしょうか？」のように相談すると上長も判断しやすくなります。
③
優先順位を決める上ではここに当てはまるものが未来を決める重要なファクターだと考えられます。
報連相の場合では、早急に報告するものではないため、”課題管理表”などの一覧にまとめておき、定例MTGなどで報告するようなものになります。
ただし、関係者への報告は全体に周知する前に行っておきましょう。
そうすると足りない情報を補ってもらえたりするため、全員で同じ方向性を持って話が進められるようになります。
また、時期が過ぎると緊急度が上がっていくため、①に当てはまっていきます。
マイルストーンを設定し、着実に完了できるように進めていきましょう。
④
特段すぐに報連相を行うものではありません。
しかし、ここに設定する前に報連相が必要だと判断されたことですので、”課題管理表”などで書き溜めておくことをお勧めします。
その上で、定例の場などで情報共有しておきましょう。
課題管理表内では優先度が低い状態で記載される内容になりますが、時期が経つと重要度が増すことも考えられます。
以上が一つ目「緊急度、重要度」で意識することでした。
次回は「重要度/緊急度マトリクス」を考える上で最も大事なこと！として上記の補足記事となります。
入会申込
ログイン
