こんにちわ、フリーでITプロジェクトのPMO業務をしている多田です。
突然ですが、何かの日程を調整している際に、調整メールのやり取りが何通も続いてしまうなんて状況はないでしょうか？
たかが日程を調整するだけでメールが何通も続きそのたびに必要な方に都合が良い日のお伺いを立てることは時間が勿体なく面倒くさいですよね。
そこで今回は、ITプロジェクトにかかわらず、日々の仕事の中で避けては通れない「日程調整」について、私が実践している方法を共有したいと思います！
重要なことはたった一つだけです。
それは「都合が良い日時を3つ相手方に提示する」だけです。
まずメールが長引く主な要因は相手に都合が良い日を丸投げで聞いてしまっている場合が大半だと思います。
相手にとって候補が多すぎることは選択するために余計なエネルギーを使わしてしまいます。また、相手が自由に選択した日が実はこちら側の都合が悪かったなんてこともあります。
そこで選択肢を3つにしぼります。
経験上、2つだと選択肢は少なく、4つ以上だと多いです。3つ提示できればほぼすべてのケースで1ラリーで日程調整は可能です！
さらに「日」だけではなく、時間まで指定できるとさらにGood！
参考までに会議の調整をしたいときに私がいつも使っているFMTを以下に記載しておきます。
以下を参考にスマートに日程調整をしてみてください(^_-)-☆
件名：【日程調整】XXXの件
※挨拶文など省略※
以下日程でご都合が良い日をご教示いただけないでしょうか？
①1/1 15:00~16:00
②1/1 17:00~18:00
③1/2 11:00~12:00
上記にご都合が良い日がない場合、3つほどご都合が良い日をご提示いただければ幸いです
以上
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