こんにちは。業務改善コンサルタントの山﨑です。

 

働き方改革、ニューノーマル、テレワーク、デジタルトランスフォーメーションなど

様々な場面で「業務改革」の必要性を考えさせられている

経営者や管理職の方は多いのではないでしょうか

 

今回は業務改革のステップと落とし穴を

5年以上業務改革領域に携わっていた私から１つだけご紹介します

ご好評であれば、続編も記載いたします

 

業務の見える化ステップと落とし穴

 

業務の見える化のステップを下記の通りとし

今回はステップ「４現場にヒアリングし実態を可視化する」の落とし穴を１つ紹介します。

1. あるべき業務フローを学ぶ
2. ありたい業務フローを検討する
3. ありたい業務フローを可視化する
4. 現場にヒアリングし実態を可視化する
5. ありたい業務フローと実態の差分を明確にする
6. 差分を埋めるソリューションを検討する

 

落とし穴　現場担当者は聞かれたことしか答えない/答えることができない

 

例えば、「データを送付する」というタスクがあった場合、

誰に、何のツールで、どれくらいのボリュームの資料を、いつ、送付するか？まで

丁寧にヒアリングしなければなりません。

 

現場の担当者からすると

いつもやっている業務なので

無意識的に詳細な説明を省略してしまうことがあります

丁寧にヒアリングすることに加え、

ヒアリングの冒頭で現場の担当者の”当たり前”が業務改革プロジェクトメンバーにはない（逆もしかり）

という認識を合わせることで

担当者からより実態に近い情報を吸い上げることが可能になります

 

「相手の立場にたって丁寧にヒアリングしましょう」とまとめてしまえば

当たり前のこと。頑張ればいいだけではないか？

と簡単に感じられるかもしれませんが

 

長期間・大規模な業務改革を実施する場合は

業務可視化担当者が同じレベルで業務をヒアリングし続けることができる仕組みが必要です

 

仕組みがない場合

例えば、複数チームで異なる業務を可視化した結果を集め比較してみると

チームごとにヒアリングの観点や質がことなっていたということや

つじつまが合わないといったことが

生じうるリスクがあります

 

手戻りを極力なくし

スピーディーに業務を改革するためにも

下記のような対策を講じることをお勧めします

・丁寧にヒアリングする

・現場の担当者の”当たり前”が業務改革プロジェクトメンバーにはない（逆もしかり）

・業務可視化担当者が同じレベルで業務をヒアリングし続けることができる仕組み